残高一覧　ざっと見渡すだけで“様子の違う数字”に気づける

総勘定元帳を1件ずつ確認しなくても、残高一覧を見渡すだけで「様子の違う数字」に気づけます。

これまでのコラムで、売掛金や仕掛品などさまざまな科目について「本来一致するはずの数字がズレていないか」という確認の重要性をお伝えしてきました。ただ、科目ごとに元帳を1つずつ確認するのは手間がかかります。そこで役立つのが、会計ソフトの「残高一覧」機能です。取引先や部門ごとの残高を一覧で見渡せる形にすることで、確認の手間を大きく減らせます。

このコラムでは以下の3点を整理します。

• 残高一覧で何が見えるか
• 取引先・部門など、切り口はいろいろ選べること
• 経営者として押さえておきたいポイント

1　残高一覧は「一覧で異常に気づく」ための機能

会計ソフトでは、多くの場合、売掛金や買掛金などの科目に「補助科目」として取引先を紐づけています。この補助科目ごとの残高を一覧で表示すると、通常ではあり得ない数字がひと目で分かります。

たとえば、売掛金であれば残高がマイナスになっている取引先や、見慣れない端数がついている取引先があれば、それは入金の処理ミスや、売上計上額の誤りのサインかもしれません。すべての取引先の元帳を細かく見返さなくても、一覧をざっと見渡すだけで「ここがおかしい」と気づけるのが残高一覧の強みです。

ただし、残高一覧はあくまで簡便的なチェックにすぎません。マイナス残高や不自然な端数のように、見るからにおかしい数字であれば気づけますが、金額そのものは正しそうに見えるのに実は誤っている、というケースまでは見抜けません。総勘定元帳をひとつずつ確認する時間がないときの代わりとして、あるいは元帳を確認したうえでさらに別の角度から補強的にチェックする手段として使うのがちょうどよい位置づけです。

2　取引先・部門など、切り口はいろいろ選べる

補助科目による確認は多くの会計ソフトに備わっている基本的な機能ですが、会社の規模が大きくなると、それだけでは管理しきれなくなってきます。そうした場合には、他の切り口も組み合わせるとよいでしょう。

• 取引先一覧　特定の取引先について、複数の科目にまたがる状況をまとめて確認できます。取引の実態からして本来発生しないはずの科目が計上されていないかも分かります。
• 部門別一覧　社内の部門ごとの損益を確認できます。各部門の業務内容からして不自然な科目・金額が計上されていないかが見えてきます。

自社の業種や規模に合わせて、どの切り口で残高一覧を確認するのが効果的か、税理士に相談してみるとよいでしょう。

3　経営者として押さえておきたいポイント

経営者として意識しておきたいのは次の点です。

• 自社の会計ソフトにどんな一覧機能があるか把握しているか
  補助科目別・取引先別・部門別など、どのような切り口で残高を確認できるかを知っているかどうか。
• 定期的に一覧を確認する機会があるか
  決算のときだけでなく、月次のタイミングでも一覧をざっと確認する習慣があるか、あるいは税理士・経理担当にそれを依頼できているかどうか。
• 異常値を見つけたときに、原因を追跡できる体制があるか
  一覧で気づいたことを、そのままにせず確認・修正までつなげられているかどうか。

4　まとめ

これまでのコラムで取り上げてきたような科目ごとのズレは、総勘定元帳を1件ずつ確認しなくても、会計ソフトの残高一覧機能を使えば効率よく発見できることがあります。ただしこれはあくまで簡便的なチェックであり、明らかにおかしい数字には気づけても、一見正しそうに見える誤りまでは見抜けません。元帳確認の代わり、あるいは元帳確認を補強する手段として位置づけるのがよいでしょう。

定期的に残高一覧を確認する習慣と、異常値を見つけたときに追跡する体制が、正確な決算につながります。決算日には、少なくとも金額の大きい科目について、補助科目や取引先ごとの残高一覧に目を通しておくとよいでしょう。

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