給与にまつわる負債　毎月サイクルと年次サイクルで残高の形が変わる

毎月の給与から天引きしている源泉所得税や社会保険料、正しく納付され、決算日の残高も合っていますか。

給与にまつわる負債（預り金・法定福利費など）は、日々の処理では見過ごされがちですが、考え方はシンプルです。「次に払うお金」を一時的に預かっているだけなので、決算日には「翌月に払う1か月分だけ」が残っているはずです（※労働保険料だけは年1回のサイクルで動くため例外です）。ここがズレているなら、過去のどこかで処理を誤っている可能性が高いといえます。

このコラムでは以下の3点を整理します。

• 毎月サイクル（源泉所得税・住民税・社会保険料）の考え方
• 年次サイクル（労働保険料）の考え方
• 経営者として押さえておきたいポイント

1　毎月サイクル（源泉所得税・住民税・社会保険料）

毎月の給与を支払う際、従業員の給与から源泉所得税・住民税・社会保険料（健康保険・厚生年金）の従業員負担分を天引きします。これらは会社のお金ではなく、いったん会社が預かって、決まった期日にまとめて納付するものです。さらに社会保険料には、会社自身が負担する分（法定福利費）もあり、これも同じタイミングで一緒に納付します。

この仕組み上、決算日の預り金残高は「翌月に払う1か月分」だけが残っているはずです。それより多い、あるいは少ない場合は、過去のどこかで納付処理や記帳を誤っている可能性があります。

2　年次サイクル（労働保険料）

労働保険料は、他の科目のように毎月納付するものではなく、1年に1回、まとめて概算で納付し、翌年に実績で精算するという独特の仕組みになっています。

• ①7/10ごろ　概算保険料の納付
  事業主負担分と従業員負担分をまとめて、会社がいったん立て替えて納付します。従業員負担分は「立替金」として計上します。
• ②その後1年間　毎月の給与から従業員負担分を控除
  控除した分は立替金を直接減らすのではなく、「預り金労働保険料」として別に積み上がっていきます。
  ※立替金から従業員負担分を直接差し引く処理方法もありますが、本稿では①の立替金と②の預り金労働保険料を別々に管理し、③でまとめて相殺する処理方法を前提にしています。
• ③翌年6/1～7/10　確定保険料の計算・精算
  前年4月～当年3月の実績をもとに確定保険料を計算し、積み上がった預り金労働保険料と①の立替金を相殺します。差額は当年の新しい概算保険料とあわせて納付します。

そのため、決算日の残高も他の科目とは見方が異なります。1で説明した「翌月に払う1か月分だけが残っているはず」というルールは、労働保険料には当てはまりません。②の処理方法を前提にすると、決算日の残高は次のようになっているはずです。

• 立替金　概算納付時の金額のまま
• 預り金労働保険料　4月以降の控除累計

ここがズレている場合、月々の控除処理や精算の仕訳に誤りがある可能性があります。

3　経営者として押さえておきたいポイント

経営者として意識しておきたいのは次の点です。

• 決算のたびに、給与関連の負債残高が「あるべき金額」と一致しているか確認しているか
  預り金や法定福利費の残高が、翌月分だけになっているかどうかを確認する機会があるかどうか。
• 労働保険料だけ納付・精算のタイミングが違うことを認識しているか
  他の科目と同じ感覚で毎月チェックしようとすると、かえって分かりにくくなります。年1回の精算というリズムを踏まえて確認することが大切です。
• 処理方法に迷ったときは、税理士と一緒に確認しているか
  特に労働保険料は仕訳のパターンが複数あるため、自社がどの方法によっているかを把握しておくと安心です。

4　まとめ

給与にまつわる負債は、源泉所得税・住民税・社会保険料のように毎月のサイクルで動くものと、労働保険料のように1年単位のサイクルで動くものに分かれます。決算日に確認したいのは、次の2点です。

• 毎月サイクル　源泉所得税・住民税・社会保険料は「翌月に払う1か月分だけ」残っているか
• 年次サイクル　労働保険料は「立替金＋預り金労働保険料」の2本立てで、それぞれあるべき金額になっているか

ズレがあれば、それは過去の処理を見直すきっかけになります。決算のたびにこの2点を確認する習慣が、正確な決算につながります。

本稿をご覧になって不明点や疑問点がありましたら、お気軽にオンライン個別税務相談にてご相談ください。